8.用纸笔快速开始

工具不重要,拿起你手边的纸笔,画下你期望的时间分配图

在“时间记录的成本”里,我提到如果全时段记录,每天需要在软件上花费20分钟。

有同学会觉得,“还要学习软件的操作呀,真麻烦”就放弃了。

之前就说过“时间记录只是一种达成目标的手段”,工具不重要,有纸笔就能马上开始。

不信?我们举个例子,定个目标:“你希望用时间记录达成什么目标?”

“我希望知道我每天上班的10小时都在干什么?”

别觉得这个问题无聊,自己上班在干啥还能不知道吗?收发邮件,对接需求,开会,加班呗。

不一定。

来实践试试。

从明天开始,凡是你工作的时间就用纸笔在本子上记下做事的时间区间,比如:

09:00-09:15——整理文件

09:15-09:30——收发邮件

10:10-10:40——领导开会

至于上厕所,开小差,查资料,和同事闲聊,这些时间都不能计入,坚持记3天。

放心,你的领导不会看见这张表的,要保证真实有效 😀

不出意外的话,3天后,你的记录会和这张表类似。

第一天,工作时间3.4小时

第二天,工作时间5.2小时

第三天,工作时间4.5小时

统计结果是,平均每天工作4.4小时。

如果你每天上班10小时,结果记录后发现真实的工作时间只有4.4个小时,你会怎么想?

你觉得自己真的是上班上了10小时,还是只是在办公室呆了10小时?

时间都去哪儿了?那些没记录的空白区间,你用什么填补的?聊聊天,划划水,吃个泡面?

现在你明白了吧,时间记录的第一个作用就是“发现想象和现实的差距”。

根据我的经验和观察,大部分人在工作中的“时间效率”在65%到85%波动。

也就是说,每天7小时的工作时间,真正用来工作的可能只有5个小时。而且工作效率会随着时间的延长显著降低,并不像你想象的那样,花的时间越多,拿到的成果就越多。

除了“想象和现实的差距”之外,我们还能从这张时间表里,看到2点不合理的地方:

  1. 收发邮件的时间太碎片,影响工作效率

  2. 做PPT的时间太久

想省时间提高效率?接下来你至少可以做2件事:

  1. 除了重要人物设置邮件提醒,其他邮件归在每天固定时间处理,且设定回复模板

  2. 去补习PPT技能,学用插件,或者施展魅力让同事帮你做

这是时间记录的另一个作用,“找到耗时的时间块,针对性改进”。

因为我们在工作中常常会光顾着埋头苦干,遇到难题了,即便当时觉得好像哪里不对,但撑过去等事情完成了,又会嫌复盘麻烦不去想了,结果是再次遇到相同的场景时,又要花时间重复一遍,问题依然存在。

白纸黑字的记录可以让你看到问题,增强提醒,减少问题被忽视的可能性。

另外,你在做某事前用纸笔记录一次这个动作对大脑来说,就是一次“注意力切换”,这种切换仿佛就是在提醒自己“喂,你要开始做XX了,专心点儿。”每次切换都让你“感觉更专注”了。

这种调用注意力的方法,就好比学习金字塔。

听不如写,学不如教,每次记录就是一次提醒,强化了学习的认知。

在这个例子里,我们只是纸笔记录就发现了:

  1. 真实的时间消耗

  2. 日常被忽略的2处遗留问题

  3. 记录这个动作居然能提高注意力

从纸笔转软件,我用了5天左右,这5天手写记录,让我真正发现了记录的好处。所以我不会觉得aTimeLogger上手麻烦,因为我知道它能明显提高我记录的效率,有了一份期待。

如果你准备开始时间记录,不妨就从纸笔开始。

觉得手写麻烦的话,也可以打印下图模板对照填写:

还有同学会觉得在工作时记录需要从键盘切换到纸笔不方便,其实也能用电脑记事本代替。

所以说,工具不是问题,纸笔就能快速上手。

等你从纸笔切换到aTimeLogger软件后,你会觉得,哎妈呀,真方便。

之前手写的数据如果不想浪费,可以转录到Excel里,导入到aTimeLogger。

打开aTimeLogger-更多-关于导入:

然后选择CSV文件,要注意数据标题只能是英文,且数据列表顺序如下图示。

分别对应群组、活动类别名称、持续时间、开始时间、结束时间、备注。

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