8.用纸笔快速开始
工具不重要,拿起你手边的纸笔,画下你期望的时间分配图
在“时间记录的成本”里,我提到如果全时段记录,每天需要在软件上花费20分钟。
有同学会觉得,“还要学习软件的操作呀,真麻烦”就放弃了。
之前就说过“时间记录只是一种达成目标的手段”,工具不重要,有纸笔就能马上开始。
最早期的手稿(忽略鬼画符 - -)
不信?我们举个例子,定个目标:“你希望用时间记录达成什么目标?”
“我希望知道我每天上班的10小时都在干什么?”
别觉得这个问题无聊,自己上班在干啥还能不知道吗?收发邮件,对接需求,开会,加班呗。
不一定。
来实践试试。
从明天开始,凡是你工作的时间就用纸笔在本子上记下做事的时间区间,比如:
09:00-09:15——整理文件
09:15-09:30——收发邮件
10:10-10:40——领导开会
至于上厕所,开小差,查资料,和同事闲聊,这些时间都不能计入,坚持记3天。
放心,你的领导不会看见这张表的,要保证真实有效 😀
不出意外的话,3天后,你的记录会和这张表类似。
第一天,工作时间3.4小时
第二天,工作时间5.2小时
第三天,工作时间4.5小时
统计结果是,平均每天工作4.4小时。
如果你每天上班10小时,结果记录后发现真实的工作时间只有4.4个小时,你会怎么想?
你觉得自己真的是上班上了10小时,还是只是在办公室呆了10小时?
时间都去哪儿了?那些没记录的空白区间,你用什么填补的?聊聊天,划划水,吃个泡面?
现在你明白了吧,时间记录的第一个作用就是“发现想象和现实的差距”。
精力=时间*效率
根据我的经验和观察,大部分人在工作中的“时间效率”在65%到85%波动。
也就是说,每天7小时的工作时间,真正用来工作的可能只有5个小时。而且工作效率会随着时间的延长显著降低,并不像你想象的那样,花的时间越多,拿到的成果就越多。
除了“想象和现实的差距”之外,我们还能从这张时间表里,看到2点不合理的地方:
  1. 1.
    收发邮件的时间太碎片,影响工作效率
  2. 2.
    做PPT的时间太久
想省时间提高效率?接下来你至少可以做2件事:
  1. 1.
    除了重要人物设置邮件提醒,其他邮件归在每天固定时间处理,且设定回复模板
  2. 2.
    去补习PPT技能,学用插件,或者施展魅力让同事帮你做
这是时间记录的另一个作用,“找到耗时的时间块,针对性改进”。
因为我们在工作中常常会光顾着埋头苦干,遇到难题了,即便当时觉得好像哪里不对,但撑过去等事情完成了,又会嫌复盘麻烦不去想了,结果是再次遇到相同的场景时,又要花时间重复一遍,问题依然存在。
白纸黑字的记录可以让你看到问题,增强提醒,减少问题被忽视的可能性。
另外,你在做某事前用纸笔记录一次这个动作对大脑来说,就是一次“注意力切换”,这种切换仿佛就是在提醒自己“喂,你要开始做XX了,专心点儿。”每次切换都让你“感觉更专注”了。
这种调用注意力的方法,就好比学习金字塔。
图片来自网络
听不如写,学不如教,每次记录就是一次提醒,强化了学习的认知。
在这个例子里,我们只是纸笔记录就发现了:
  1. 1.
    真实的时间消耗
  2. 2.
    日常被忽略的2处遗留问题
  3. 3.
    记录这个动作居然能提高注意力
从纸笔转软件,我用了5天左右,这5天手写记录,让我真正发现了记录的好处。所以我不会觉得aTimeLogger上手麻烦,因为我知道它能明显提高我记录的效率,有了一份期待。
如果你准备开始时间记录,不妨就从纸笔开始。
觉得手写麻烦的话,也可以打印下图模板对照填写:
(素材来自@李参,公众号:李参的个人成长空间)
还有同学会觉得在工作时记录需要从键盘切换到纸笔不方便,其实也能用电脑记事本代替。
打开记事本,每次记录前按下F5
所以说,工具不是问题,纸笔就能快速上手。
等你从纸笔切换到aTimeLogger软件后,你会觉得,哎妈呀,真方便。
之前手写的数据如果不想浪费,可以转录到Excel里,导入到aTimeLogger。
打开aTimeLogger-更多-关于导入:
导入数据格式
然后选择CSV文件,要注意数据标题只能是英文,且数据列表顺序如下图示。
分别对应群组、活动类别名称、持续时间、开始时间、结束时间、备注。
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