# 8.用纸笔快速开始 在“时间记录的成本”里，我提到如果全时段记录，每天需要在软件上花费20分钟。 有同学会觉得，“还要学习软件的操作呀，真麻烦”就放弃了。 之前就说过“时间记录只是一种达成目标的手段”，工具不重要，有纸笔就能马上开始。 ![最早期的手稿（忽略鬼画符 - -）](https://2336686233-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-LhBSfOLQDck_EdELnqq%2F-LlySeiDlRBbVdyQtHSV%2F-LlySl_I3RKfoO_GNw0M%2FQQ%E5%9B%BE%E7%89%8720190811082913_.jpg?alt=media\&token=026a5718-08a3-47f3-86a1-fbc8daf4e6d9) 不信？我们举个例子，定个目标：“你希望用时间记录达成什么目标？” > “我希望知道我每天上班的10小时都在干什么？” 别觉得这个问题无聊，自己上班在干啥还能不知道吗？收发邮件，对接需求，开会，加班呗。 不一定。 来实践试试。 从明天开始，凡是你工作的时间就用纸笔在本子上记下做事的时间区间，比如： > 09:00-09:15——整理文件 > > 09:15-09:30——收发邮件 > > 10:10-10:40——领导开会 至于上厕所，开小差，查资料，和同事闲聊，这些时间都不能计入，坚持记3天。 放心，你的领导不会看见这张表的，要保证真实有效 😀 不出意外的话，3天后，你的记录会和这张表类似。 ![](https://2336686233-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-LhBSfOLQDck_EdELnqq%2F-LlvbGGgyJs5BPuR1ER9%2F-Llvfp5OmqsG21EMokv3%2F%E5%9B%BE%E7%89%87.png?alt=media\&token=4bfbda46-a3f3-4eb5-9834-e15ab1b77cf5) > 第一天，工作时间3.4小时 > > 第二天，工作时间5.2小时 > > 第三天，工作时间4.5小时 统计结果是，平均每天工作4.4小时。 如果你每天上班10小时，结果记录后发现真实的工作时间只有4.4个小时，你会怎么想？ **你觉得自己真的是上班上了10小时，还是只是在办公室呆了10小时？** 时间都去哪儿了？那些没记录的空白区间，你用什么填补的？聊聊天，划划水，吃个泡面？ 现在你明白了吧，时间记录的第一个作用就是“发现想象和现实的差距”。 ![精力=时间\*效率](https://2336686233-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-LhBSfOLQDck_EdELnqq%2F-LlvbGGgyJs5BPuR1ER9%2F-LlviEk3nlfQZIYoW8aM%2F1%E5%9B%BE%E7%89%87.png?alt=media\&token=09d4e56d-c4e1-43e8-980e-ee0d2b3bb11b) 根据我的经验和观察，大部分人在工作中的“时间效率”在65%到85%波动。 也就是说，每天7小时的工作时间，真正用来工作的可能只有5个小时。而且工作效率会随着时间的延长显著降低，并不像你想象的那样，花的时间越多，拿到的成果就越多。 除了“想象和现实的差距”之外，我们还能从这张时间表里，看到2点不合理的地方： ![](https://2336686233-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-LhBSfOLQDck_EdELnqq%2F-LlvbGGgyJs5BPuR1ER9%2F-LlvjV6JXiwUVI4KmxrX%2F12%E5%9B%BE%E7%89%87.png?alt=media\&token=096aef4e-50da-4521-b525-000061a13ae1) 1. 收发邮件的时间太碎片，影响工作效率 2. 做PPT的时间太久 想省时间提高效率？接下来你至少可以做2件事： 1. 除了重要人物设置邮件提醒，其他邮件归在每天固定时间处理，且设定回复模板 2. 去补习PPT技能，学用插件，或者施展魅力让同事帮你做 这是时间记录的另一个作用，“找到耗时的时间块，针对性改进”。 因为我们在工作中常常会光顾着埋头苦干，遇到难题了，即便当时觉得好像哪里不对，但撑过去等事情完成了，又会嫌复盘麻烦不去想了，结果是再次遇到相同的场景时，又要花时间重复一遍，问题依然存在。 白纸黑字的记录可以让你看到问题，增强提醒，减少问题被忽视的可能性。 另外，你在做某事前用纸笔记录一次这个动作对大脑来说，就是一次“注意力切换”，这种切换仿佛就是在提醒自己“喂，你要开始做XX了，专心点儿。”每次切换都让你“感觉更专注”了。 这种调用注意力的方法，就好比学习金字塔。 ![图片来自网络](https://2336686233-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-LhBSfOLQDck_EdELnqq%2F-Llvogj4NY8-JyZx1y2K%2F-Llvoke6pzD76fXzYGx_%2F14.jpg?alt=media\&token=cb4ef091-c219-4612-9de8-e019f8ee1ff6) 听不如写，学不如教，每次记录就是一次提醒，强化了学习的认知。 在这个例子里，我们只是纸笔记录就发现了： 1. 真实的时间消耗 2. 日常被忽略的2处遗留问题 3. 记录这个动作居然能提高注意力 从纸笔转软件，我用了5天左右，这5天手写记录，让我真正发现了记录的好处。所以我不会觉得aTimeLogger上手麻烦，因为我知道它能明显提高我记录的效率，有了一份期待。 如果你准备开始时间记录，不妨就从纸笔开始。 觉得手写麻烦的话，也可以打印下图模板对照填写： ![（素材来自@李参，公众号：李参的个人成长空间）](https://2336686233-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-LhBSfOLQDck_EdELnqq%2F-LlvsYnjNZdE5ueacFET%2F-LlvtF1JRXZT-vcg3FZA%2F146%E5%9B%BE%E7%89%87.png?alt=media\&token=8908285c-a20f-4734-9dda-3bc93f73be06) 还有同学会觉得在工作时记录需要从键盘切换到纸笔不方便，其实也能用电脑记事本代替。 ![打开记事本，每次记录前按下F5](https://2336686233-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-LhBSfOLQDck_EdELnqq%2F-Llvu_OmDUY5tEjJRSse%2F-LlvuszEW6mafVf8RSaA%2FQQ%E6%88%AA%E5%9B%BE20190810222516.png?alt=media\&token=2cda17a1-e779-4337-ab56-219af78b2e35) 所以说，工具不是问题，纸笔就能快速上手。 等你从纸笔切换到aTimeLogger软件后，你会觉得，哎妈呀，真方便。 之前手写的数据如果不想浪费，可以转录到Excel里，导入到aTimeLogger。 打开aTimeLogger-更多-关于导入： ![导入数据格式](https://2336686233-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LhBSfOLQDck_EdELnqq%2Fuploads%2FnKkXenKdHemelsV2M3DK%2FIMG_20220610_143226%20\(1\).jpg?alt=media\&token=40d18e25-0c1b-4e02-99c8-407789ee3b12) 然后选择CSV文件，要注意数据标题**只能是英文**，且数据列表顺序如下图示。 ![](https://2336686233-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LhBSfOLQDck_EdELnqq%2Fuploads%2FgLYXojg8TO2iMihBn3PG%2F%E5%BE%AE%E4%BF%A1%E5%9B%BE%E7%89%87_20220615170716.png?alt=media\&token=ba727998-a334-4ca6-8772-7453a3d624cc) 分别对应群组、活动类别名称、持续时间、开始时间、结束时间、备注。